社会人としてどこかの団体・組織に属するようになり、特に外部との接点が多い部署に配属された場合は、名刺は際限なく溜まり続けてゆくビジネスアイテムですね。中には取引先から頂いた名刺だけで机の中が複雑になっているケースも見られます。それがただの紙切れなら良いのですが、たいていの場合法人名刺はその後の取引における重要な資料になるばかりではなく、時にはビジネスチャンスを掴むきっかけになったり、仕事運を呼び込む鍵になることさえありますから、粗末にするのは得策ではありません。では、ひたすらに溜まってゆく膨大な数の名刺はどうやって保管すれば良いのでしょうか?ここでは、過酷なビジネスシーンを勝ち抜いてゆくために役立つ名刺の保管と整理の仕方について考えてゆきたいと思います。

基準を決めたカテゴリ分けで常に見やすい環境を作る

名刺を整理するためのアイテムは、文房具店やOA用品の販売店などで簡単に手に入れることができます。特に収納スペースを気にしないのであれば、アナログですが専用のケースやファイルに何らかの基準をもうけたカテゴリ分けで、簡単に目当ての名刺を探すことができる環境を作りましょう。もっともメジャーな分け方としては、もらった日付順にファイリングしておく方法ですね。できれば名刺交換した日付や場所、同席した人物などの詳細情報もデータとして書き込んでおくと、連動した記憶として状況を思い出しやすくなります。また、色々な業種の方と接点を持つ機会が多い場合は、頂いた人が属している法人の業種や職種別にファイリングしておくのも有効な方法と言えるでしょう。自分が必要としている一定職種の法人を探す際には、この方法に勝る区分はありません。無秩序な保管の仕方では、名刺を探すだけでも大きなタイムロスとなることがあります。限られた時間を有効活用し、仕事の円滑化に繋げるためにも、名刺はきちんと自分なりの基準をもうけ、もらった先から整理してゆく習慣をつけることが肝要です。

名刺の情報をデータ化して効率を上げる

パソコン技術の飛躍的な進歩によって、ビジネスにまつわるあらゆる管理業務は、データ化が当たり前の時代に突入しました。それには、名刺の管理も例外ではありません。現在では高性能のスキャナや管理ソフト、優秀なアプリが続々と開発され、アナログな管理体制によって生じる労力を次々に打破しています。今は頂いた名刺をほんの短時間でスキャニングし、内容を読み取ったパソコンが自動的にデータを管理してくれるところまで技術は進歩しました。もちろん他のアプリと連動させれば、記載されている住所の地図をスムーズに呼び出したり、関連情報を検索することもできますから、これからは名刺の管理もデジタルが主体になってゆくに違いありません。いずれにしても、大切なビジネスツールであるお客様や取引先の名刺を乱雑に放置しておくことは、仕事の効率を下げるばかりではなく社内でのイメージダウンも招く可能性があり、最終的にはビジネスチャンスや仕事運さえ逃しかねません。思い当たる節のある方は、明日からでもこれらの整理法を試してみてはいかがでしょうか。